Att välja rätt Fleet Management system

-
Att välja rätt Fleet Management system behöver inte vara så svårt!
Några saker att tänka på innan du väljer kan vara:
    • Vilken typ av fordon och förararinformation vill du kunna mäta och följa?
    • Hur många fordon behöver du följa (ett par stycken eller en hel fordonsflotta)?
    • Hur mycket har du budgeterat för månadskostnad och start/hårdvarukostnad?
Vi skall försöka reda ut begreppen och underlätta att svara på frågorna ovan.

Vad är GPS Fleet Management system?Se på Fleet Management systemet (FMS) som om du virtuellt åker med i fordonet. Istället för att du har någon i passagerarsätet som mäter och kollar av fordonet under drift har du FMS, Fleet management systemet håller ett öga på data från fordonet oberoende var du är. Användning av FMS ger dig möjligheten att se att fordonet fungerar effektivt och optimalt och att förare agerar ansvarsfullt bakom ratten. Med historiska data kan du jobba med optimering av rutter och sänka bränslekostnader samt även få förare att köra mjukare och också minska CO2 utsläpp. Alla fordonsadministration blir också lättare (serviceintervaller, kontraktshantering, försäkringar etc.)

Så här fungerar GPS Fleet Management systemHjärnan i systemet består av en GPS enhet i fordonet som kommunicerar med med andra datorer (serversystem hos leverantör) enheten är ofta kopplad till OBD kontakten på fordonet så att annan fordonsdata kan överföras om hur fordonet fungerar och hanteras. Fordonsdatan tillsammans med positioneringsinformation och möjlighet att lagra annan information (kontrakt, specifik fordonsinformation, serviceintervaller etc) ger kunden att få en överblick över fordonsflottan och specifik fordonsinformation.

Informationen kan sedan användas för att nå de mål kunden satt upp som viktiga parametrar att förbättra. (förbrukning, CO2 utsläpp, effektivitet, säkerhet)Funktioner i ett Fleet Management systemPositioneringen och möjlighet att följa fordon i realtid i en karta är standardfunktion, utöver positioneringen finns data från varje fordon (förbrukning, felkoder, acceleration/retardation servicekoder etc.) som sammantaget kan hjälpa till att minska total kostnader och öka effektivitet och säkerhet i fordonsflottan.

FMS kan också kartlägga körmönster och rutter, information kan sedan användas för att utbilda förare i effektivare körning och ruttplanering. Går att lägga in olika typer av alarm i systemet (hastigheter, körning utanför rutter, service alarm, temperaturer)  allt för att skapa en bättre miljö för förare och förbättra kundservice och miljöpåverkan.

Många av systemen kommer även med funktioner så att det går att förutsäga avgång och ankomst tider för gods och transporter, som också går att intergrera i andra logistik system som kundernas kunder kan använda.

Andra funktioner kan också vara olycksfalls alarm, vägassistans, stöldskydd, arbetstiderOther features include accident tracking, roadside assistance, anti-theft service, time clocks and attendance tracking.

Välja rätt Fleet Management systemFör att välja rätt system som passar din verksamhet bör du säkerställa att systemet du väljer har de funktionerna som ditt företag behöver. De flesta systemen bör innehålla en flora av tjänster som är "standard funktioner" som de flesta behöver (utan extra kostnader), några exempel kan vara
    • Integration med externa system/information (bränslekostnad, arbetstid etc)
    • Gränssnitt med viktigaste/mest intressanta nyckeltalen
    • Kommunikation och navigeringsfunktioner
    • Kundsupport 24/7
Andra intressanta nyckelfunktioner kan vara:
    • Alarm funktioner— meddelanden via sms/text/e-post när något är fel på fordon, förare. Välj en leverantör som låter dig sätta upp egna rapporter/alarm för speciella händelser. (ex. utanför geografiska rutter, onormalt körbeteende)
    • Enkelt handhavande — Det finns många funktioner och komplexa system, se till att välj en leverantör som har ett lättanvänt gränssnitt, det skall vara enkelt att administrera och sköta om. Se till att få en live demo av system och upplev användningen själv, innan du bestämmer dig för leverantör.
    • Stabil hårdvara— Se till att hårdvaran är av god kvalitet och fungerar i den miljö som dina fordon vistas i, kvaliteten kan variera avsevärt på olika typer av enheter. Se till att få kvalitetsgarantier om det blir något fel på hårdvaran.
    • Mobil app/access— Alla system har inte anpassat system för mobilen, se till att det finns en mobil app och att det går att få access till system via mobil terminal/smartphone.
    • Tredje parts integration— Se till att leverantöreren har ett API (systemkopplingar) som medger kopplingar till andra externa system (löne-/tidrapporteringssystem, körjournaler, timdebiteringssystem, personalhandböcker m.fl) Du kan spara mycket tid på att koppla ihop system som nyttjar gemensam information.
    • Hjälp/kundsupport— Välj en leverantör som du kan kontakta när du har problem (dvs när du använder systemet) helst 24tim om dygnet 7 dagar i veckan. Se till att det går att ringa, maila eller sms:a du väljer sättet att kommunicera när du behöver ha hjälp inte tvärt om.
    • Referenser— Välj en leverantör som har goda kundreferenser, och som avhjälper ev. problem snabbt (inget system är 100%igt).
Välj ett system som passar inom ramen för din budget men välj inte ett system där priset styr valet, du får ofta vad du betalar för. (låg månadskostnad brukar innebära svajjande support organisation och liten produktutveckling).

Välj också en leverantör som du kan leva med under en längre tid, de största vinsterna kommer ofta genom integration och smarta funktioner, det är tidsödande och jobbigt att byta leverantör när systemet är satt i drift.